Lo smart working non elimina gli obblighi di salute e sicurezza del datore di lavoro. Anche quando il dipendente svolge la prestazione fuori dai locali aziendali, l’azienda deve gestire i rischi compatibili con questa modalità, informare il lavoratore, documentare la consegna dell’informativa e mantenere una coerenza tra organizzazione del lavoro, DVR, videoterminali, tempi di riposo e strumenti utilizzati. Dal 2026 il tema diventa ancora più operativo: l’informativa smart working non può essere trattata come un allegato generico da archiviare una volta sola. Deve essere consegnata almeno una volta l’anno al lavoratore e al RLS, deve indicare i rischi generali e specifici del lavoro agile e deve essere dimostrabile in caso di controllo. Per le aziende, il punto non è solo scrivere un documento, ma costruire una gestione tracciabile dei rischi lavoro agile.
Smart working e sicurezza: cosa cambia per l’azienda
Il lavoro agile modifica il modo in cui la sicurezza viene gestita. In ufficio il datore di lavoro può intervenire direttamente su postazioni, impianti, sedute, illuminazione, spazi, microclima e organizzazione degli ambienti. Nello smart working, invece, il lavoratore opera in luoghi che non rientrano nella disponibilità giuridica dell’azienda. Questo non cancella la responsabilità aziendale, ma cambia gli strumenti con cui viene gestita. La sicurezza fuori dall’ufficio si basa su informazione, prevenzione, collaborazione e tracciabilità. Il datore di lavoro deve fornire al lavoratore indicazioni chiare sui rischi connessi alla modalità agile e sulle misure da adottare. Il lavoratore, a sua volta, deve cooperare all’attuazione delle misure di prevenzione predisposte dall’azienda, scegliendo ambienti idonei e rispettando le indicazioni ricevute. La gestione non può essere affidata a messaggi informali, vecchie comunicazioni interne o accordi non collegati alla sicurezza. La novità normativa rafforza proprio questo punto: l’informativa scritta diventa lo strumento centrale per dimostrare che l’azienda ha informato il lavoratore sui rischi generali e specifici della prestazione svolta fuori dai locali aziendali. Per questo non va confusa con una policy organizzativa, con il regolamento sull’uso del computer o con l’accordo individuale di smart working. Sono documenti collegati, ma con funzioni diverse.
Informativa smart working: cos’è e quando va consegnata
L’informativa smart working è il documento con cui il datore di lavoro comunica al lavoratore agile e al Rappresentante dei Lavoratori per la Sicurezza i rischi generali e specifici collegati alla particolare modalità di esecuzione della prestazione. Deve essere consegnata con cadenza almeno annuale e deve riguardare i rischi compatibili con il lavoro agile, con attenzione particolare all’uso dei videoterminali e agli ambienti che non sono sotto il controllo diretto dell’azienda. Il documento deve essere chiaro, comprensibile e concreto. Un’informativa troppo generica, uguale per ogni azienda e scollegata dal modo in cui le persone lavorano, rischia di non essere utile. Il lavoratore deve capire quali comportamenti adottare, quali condizioni evitare, come organizzare la postazione, come usare correttamente gli strumenti, come gestire pause e affaticamento e quali regole seguire per ridurre i rischi connessi al lavoro agile. La consegna deve essere dimostrabile. Questo aspetto è decisivo: predisporre il file non basta se l’azienda non può provare di averlo consegnato al lavoratore e all’RLS. La prova può essere gestita con sistemi digitali, invio tracciabile, piattaforme aziendali riservate, firma per ricevuta o altre modalità idonee. La pubblicazione in una intranet può essere utile solo se il lavoratore viene avvisato, accede con credenziali personali e l’azienda può documentare la disponibilità del documento e la comunicazione effettuata.
Rischi lavoro agile: cosa deve contenere il documento
I rischi lavoro agile non riguardano solo la sedia o il computer. La postazione domestica, l’uso prolungato dei videoterminali, l’illuminazione, i cavi, le prese, il rumore, la postura, le pause, la concentrazione, l’isolamento e l’iper-connessione possono incidere sulla salute del lavoratore. L’informativa deve quindi aiutare la persona a scegliere un ambiente ragionevolmente idoneo e a organizzare la prestazione in modo sicuro. Un’informativa ben fatta deve essere pratica, non solo normativa. Deve dire cosa evitare, cosa controllare e come comportarsi durante il lavoro agile. Prima di predisporla, l’azienda dovrebbe valutare quali attività vengono svolte da remoto, quali strumenti sono utilizzati, quante ore al giorno il lavoratore usa il videoterminale, quale livello di autonomia ha e quali rischi organizzativi possono emergere.
- Rischi generali dell’ambiente scelto dal lavoratore
- Uso dei videoterminali e affaticamento visivo
- Postura, ergonomia e organizzazione della postazione
- Illuminazione naturale e artificiale
- Rumore, microclima e condizioni ambientali
- Sicurezza elettrica, prese, cavi e dispositivi collegati
- Uso corretto di computer, monitor, tastiera, mouse e accessori
- Pause, alternanza delle attività e recupero visivo
- Stress, isolamento e sovraccarico digitale
- Gestione dei tempi di lavoro e disconnessione
- Comportamenti richiesti al lavoratore durante la prestazione fuori sede
Questo elenco non deve diventare un riempitivo standard. Va adattato al tipo di attività svolta. Un lavoratore amministrativo, un tecnico che gestisce pratiche da remoto, un commerciale che alterna casa, auto e appuntamenti, un impiegato che usa due monitor per molte ore o un responsabile che resta connesso oltre l’orario non presentano sempre lo stesso profilo di rischio.
DVR, videoterminali e organizzazione del lavoro
Il lavoro agile deve essere collegato al DVR quando modifica l’organizzazione del lavoro o introduce modalità operative rilevanti per la salute e sicurezza. Il DVR non deve limitarsi a descrivere l’ufficio fisico se una parte dei lavoratori svolge stabilmente attività da remoto. La valutazione deve considerare come l’azienda gestisce i rischi compatibili con lo smart working, quali documenti consegna, quali misure adotta e come mantiene il coordinamento con i lavoratori. Il tema dei videoterminali è centrale. Molte attività in smart working sono svolte davanti a computer portatili, monitor, piattaforme digitali, software gestionali, videochiamate e sistemi di comunicazione continua. Il rischio non riguarda solo il tempo davanti allo schermo, ma anche postazioni improvvisate, uso prolungato del notebook senza supporti, sedute non adatte, mancanza di pause, scarsa illuminazione e sovrapposizione tra tempi di lavoro e vita privata. La valutazione deve poi considerare l’organizzazione del lavoro. Se il lavoratore resta sempre raggiungibile, riceve comunicazioni fuori orario, partecipa a riunioni continue, lavora senza confini tra casa e ufficio o resta isolato dal team, il rischio non è solo fisico. Possono emergere sovraccarico cognitivo, stress, difficoltà di disconnessione e riduzione del coordinamento con colleghi e superiori. Per questo l’informativa deve dialogare con accordi, procedure, regole interne e modalità di gestione dei tempi.
Disconnessione, privacy e controllo del lavoratore
Lo smart working richiede equilibrio tra organizzazione aziendale e tutela del lavoratore. L’azienda può definire regole, strumenti, fasce di reperibilità, modalità di comunicazione e criteri per svolgere la prestazione, ma deve evitare controlli invasivi o continui che trasformano il lavoro agile in monitoraggio permanente. La sicurezza non autorizza l’azienda a entrare senza limiti nella vita privata del dipendente o a sorvegliare in modo sproporzionato l’attività svolta da remoto. Il diritto alla disconnessione va gestito in modo concreto. Non basta inserirlo in una frase dell’accordo se poi l’organizzazione spinge i lavoratori a rispondere sempre, anche fuori orario. Riunioni, chat, email, notifiche, richieste urgenti e strumenti digitali devono essere regolati con criteri compatibili con tempi di riposo e carico di lavoro sostenibile. Questo aspetto è importante anche dal punto di vista della prevenzione dello stress lavoro-correlato. Anche la privacy deve restare dentro la gestione. Se l’azienda usa strumenti digitali, piattaforme, sistemi di accesso, dispositivi aziendali o software per organizzare il lavoro, deve distinguere tra gestione della prestazione, tutela dei dati e controllo a distanza. La sicurezza sul lavoro non deve essere usata come giustificazione per raccogliere dati non necessari o monitorare il lavoratore in modo eccessivo. Per questo smart working, sicurezza, privacy e organizzazione HR devono essere gestiti insieme, non a compartimenti separati.
Errori frequenti nella gestione dello smart working
Molte aziende hanno introdotto lo smart working in modo pratico, con accordi rapidi e gestione flessibile. Questo ha funzionato sul piano operativo, ma oggi può lasciare scoperte importanti sul piano documentale. Il rischio è pensare che basti autorizzare il lavoro da casa o inviare un regolamento interno, senza verificare se l’informativa è corretta, se è stata consegnata, se l’RLS l’ha ricevuta e se il DVR tiene conto dell’organizzazione reale.
- Consegnare un’informativa generica e non collegata all’attività svolta
- Non inviare l’informativa al RLS
- Non avere prova della consegna al lavoratore
- Non aggiornare il documento con cadenza annuale
- Confondere informativa smart working e accordo individuale
- Non collegare lavoro agile e DVR
- Ignorare videoterminali, ergonomia e postazioni domestiche
- Lasciare i lavoratori sempre raggiungibili senza regole di disconnessione
- Usare strumenti di controllo digitale senza valutare privacy e proporzionalità
- Non archiviare correttamente documenti, ricevute e aggiornamenti
- Gestire lo smart working solo come tema HR, senza coinvolgere sicurezza e RLS
Questi errori non derivano sempre da disattenzione. Spesso nascono dal fatto che lo smart working è stato introdotto prima sul piano organizzativo e solo dopo è stato ricondotto agli obblighi di sicurezza. Ora conviene rimettere ordine, perché l’informativa è diventata un documento da gestire con metodo, prova e aggiornamento.
Come preparare l’azienda agli obblighi 2026
La preparazione parte da una verifica interna. Bisogna capire quali lavoratori svolgono attività in smart working, con quale frequenza, con quali strumenti, per quali mansioni e con quali modalità organizzative. Subito dopo va controllato se esiste già un’informativa, se è aggiornata, se è stata consegnata al lavoratore e all’RLS, se l’azienda può dimostrarne la consegna e se il DVR richiama correttamente i rischi collegati al lavoro agile. Una gestione completa dovrebbe includere informativa scritta, procedura di consegna, archivio delle ricevute, aggiornamento periodico, verifica del DVR, raccordo con accordi individuali, indicazioni su videoterminali e postazione, regole su disconnessione, privacy e uso degli strumenti. Per le aziende con più lavoratori da remoto, è utile costruire un processo ripetibile, così da non dover rincorrere documenti diversi a ogni nuova attivazione dello smart working. CS Consulenza sulla Sicurezza può aiutarti a verificare la documentazione esistente e a impostare una gestione coerente dello smart working. Il nostro supporto non si limita alla scrittura di un’informativa standard: controlliamo il quadro aziendale, i rischi lavoro agile, il collegamento con il DVR, la consegna all’RLS, la tracciabilità verso i lavoratori e gli aspetti organizzativi che possono generare criticità.
